Program do zarządzania serwisem · Zlecenia · Historia
Program do zarządzania serwisem, który łączy klientów, zlecenia i historię urządzeń
W jednym obiekcie trwa przegląd, w drugim pojawia się awaria centrali wentylacyjnej, a do biura napływają kolejne zgłoszenia. Aby zaplanować pracę, musisz wiedzieć, którego urządzenia dotyczy problem, co wcześniej naprawiano i któremu technikowi powierzyć zlecenie. QR System to program do zarządzania serwisem, który łączy dane klientów, urządzeń i zleceń. Ułatwia przydzielanie zadań, nadzór nad ich realizacją, przygotowywanie protokołów i planowanie przeglądów. Wspiera codzienną pracę i rozwijanie stałej współpracy z klientami.
Klienci
Jedna karta klienta obejmuje wiele lokalizacji i całą historię współpracy
Obsługujesz sieć sklepów. Każdy ma inne urządzenia chłodnicze i inną osobę odpowiedzialną za kontakt z serwisem. W QR System tworzysz kartę klienta, dodajesz lokalizacje i przypisane do nich urządzenia. Widzisz historię serwisów i notatki, możesz wyznaczyć opiekuna, zaplanować działania lub zaprosić klienta do platformy.
Gdy administrator pyta o poprzednią naprawę, możesz wrócić do zapisanej historii serwisowej i sprawdzić, przy którym urządzeniu pracował technik oraz jaki był zakres interwencji. Dzięki temu program do zarządzania serwisem pokazuje nie tylko ostatnie zgłoszenie, lecz także przebieg współpracy. Powiązana z kartą klienta ewidencja maszyn ułatwia rozróżnianie wielu podobnych urządzeń.
Nadzór
Widzisz, kto zajmuje się zleceniem - program do zarządzania serwisem ułatwia nadzór
Gdy do biura trafia zgłoszenie awarii, pracownik opisuje problem w QR System, a koordynator ustala termin i przydziela zadanie serwisantowi. Technik widzi nowe zlecenie w swoim panelu jeszcze przed wizytą u klienta. Na miejscu może zapisywać przebieg naprawy, dodawać zdjęcia, informacje o wykorzystanych częściach oraz czasie pracy. W miarę postępu prac aktualizuje status zlecenia, a po zakończeniu naprawy przygotowuje protokół. Klient może potwierdzić wykonanie usługi, a firma zachowuje dokumentację przeprowadzonych czynności wraz z potwierdzeniem ich zakończenia.
W panelu „Moje zlecenia serwisowe” masz podgląd wszystkich zadań i od razu widzisz, które są jeszcze otwarte, a które zostały zakończone. Bez otwierania poszczególnych wpisów możesz sprawdzić urządzenie, lokalizację i priorytet naprawy. Gdy klient zadzwoni z pytaniem o sprzęt, wystarczy wyszukać zlecenie po nazwie urządzenia lub danych właściciela, aby sprawdzić jego aktualny status. Z poziomu panelu możesz również przejść do edycji zlecenia lub otworzyć gotowy protokół w formacie PDF. Jeśli naprawę przejmuje inny pracownik, ma dostęp do informacji o wykonanych wcześniej czynnościach, wymienionych częściach i zaleceniach poprzedniego technika. Dzięki temu wie, na jakim etapie zakończono prace i co pozostało do zrobienia, bez konieczności odtwarzania wcześniejszych ustaleń przez telefon.
Historia sprzętu
Kod QR prowadzi do historii sprzętu - program do zarządzania serwisem wspiera technika
Dwie centrale tego samego modelu mogą mieć zupełnie inną historię usterek i wymienionych części. W QR System informacje są przypisane do konkretnego egzemplarza. Po zeskanowaniu jego kodu QR serwisant przechodzi do karty urządzenia, gdzie sprawdza model, numer seryjny oraz zapis wcześniejszych awarii, napraw i przeglądów. Może także sięgnąć do zdjęć i protokołów. Zakres widocznych informacji zależy od uprawnień użytkownika i wybranego planu.
Jeszcze przed diagnozą technik sprawdza, czy podobny problem występował wcześniej i jakie zalecenia pozostawiono po ostatniej naprawie. Jeśli obsługę przejmuje inna osoba, korzysta z wcześniejszych zapisów zamiast szukać ustaleń u poprzednika.
Uzupełnieniem historii jest dokumentacja urządzeń. Dzięki temu instrukcje, schematy i DTR zapisane przy urządzeniu można odnaleźć bez przeszukiwania firmowego archiwum. Okres dostępnej historii zależy od planu.
Protokół
Serwisant kończy pracę, a klient otrzymuje protokół z wykonanej usługi
Podczas przeglądu agregatu chłodniczego technik wykonuje pomiary, wymienia zużyty element i zapisuje zalecenia. W QR System może od razu przygotować protokół na telefonie lub tablecie. System uzupełnia ze zlecenia dane klienta i urządzenia, lokalizację, datę oraz wykonawcę. Serwisant opisuje wykonane czynności, wpisuje użyte części i wyniki pomiarów, a w razie potrzeby dołącza zdjęcia.
Klient może potwierdzić wykonanie usługi i otrzymać dokument w systemie lub jako PDF. Co ważne, program do zarządzania serwisem zapisuje protokół przy właściwym urządzeniu. Podczas kolejnej wizyty łatwiej sprawdzić wcześniejsze naprawy i wyniki kontroli, a w razie pytania lub reklamacji - wyjaśnić zakres wykonanych prac. Dokumentacja powstaje wtedy, gdy technik pamięta jeszcze szczegóły interwencji.
Wizyty
Mapa serwisów wskazuje klientów w pobliżu i ułatwia planowanie wizyt
Masz zaplanowany przegląd w Łodzi, ale w okolicy są też klienci, którym zbliża się termin kontroli. Zanim technik wyruszy z oddziału, otwierasz mapę QR System i sprawdzasz lokalizacje urządzeń oraz planowane serwisy. Możesz zaproponować klientom wizytę przy okazji wyjazdu i po uzgodnieniu terminów wykonać kilka usług bez osobnych dojazdów.
W ten sposób program do zarządzania serwisem pomaga dostrzec okazje do kolejnych zleceń i lepiej wykorzystać dzień pracy zespołu. Połączenie wizyt może ograniczyć koszty przejazdów. O tym, które zlecenia zrealizować razem i komu je powierzyć, decyduje koordynator; mapa ułatwia mu wybór, ale nie wyznacza automatycznie optymalnej trasy.
Terminy
Kolejne przeglądy planujesz wcześniej, bo program do zarządzania serwisem przypomina o terminach
Przy obsłudze central wentylacyjnych, instalacji grzewczych czy maszyn przemysłowych jedna wizyta rzadko kończy współpracę. Po wykonaniu prac zapisujesz przy urządzeniu termin kolejnego przeglądu, konserwacji, pomiarów lub wymiany części. W QR System możesz ustawić przypomnienie z wyprzedzeniem, na przykład 14 lub 7 dni przed planowaną kontrolą. Powiadomienie może otrzymać firma serwisowa i klient, dzięki czemu obie strony mają czas na uzgodnienie wizyty.
Przypomnienia mają również wymiar ekonomiczny. Załóżmy, że firma obsługuje 100 urządzeń i dzięki kontaktom przed terminem umawia 10 dodatkowych przeglądów rocznie, każdy o średniej wartości 500 zł. To 5000 zł potencjalnej dodatkowej sprzedaży rocznie. Jest to uproszczona symulacja, nie gwarancja wyniku; kwota oznacza wartość usług przed odliczeniem kosztów ich realizacji. Klient nie musi sam pilnować wszystkich terminów, a firma może wcześniej zaplanować pracowników, materiały i kontakt po naprawie. Takie podejście sprawdza się szczególnie tam, gdzie ważne są regularne przeglądy techniczne.
Warsztat i teren
Zespół pracuje na tych samych informacjach w warsztacie i u klienta
Podczas wizyty u klienta technik otwiera zlecenie na telefonie, sprawdza wcześniejsze ustalenia i potrzebne materiały. W warsztacie najpierw przyjmuje urządzenie i zapisuje usterkę, a po naprawie uzupełnia informacje potrzebne przy wydaniu sprzętu. Choć przebieg tych usług jest inny, nie trzeba prowadzić dokumentacji w dwóch osobnych systemach.
QR System działa przez przeglądarkę, więc serwisant może korzystać z niego na telefonie lub tablecie, a pracownik biura na komputerze. Jeśli klient zadzwoni z pytaniem o postępy, biuro sprawdza zapis przy zleceniu, bez konieczności każdorazowego kontaktu z technikiem. Informacje z warsztatu i terenu pozostają w jednym miejscu.
QR Partner Network
QR Partner Network pokazuje kompetencje firmy i pomaga budować zaufanie
Klient szukający serwisu konkretnego urządzenia chce wiedzieć, czy wykonawca zna dany sprzęt i działa w jego okolicy. W QR Partner Network możesz stworzyć publiczny profil z logo, specjalizacjami, obszarem obsługi i formularzem kontaktowym. Użytkownicy szukają wykonawców według producenta, kategorii urządzenia czy lokalizacji. To szansa, by dotrzeć do osób zainteresowanych właśnie Twoimi usługami.
Możesz także połączyć profil QR Partner z wizytówką Google i pokazać opinie zdobyte od dotychczasowych klientów. Dzięki temu potencjalny zleceniodawca poznaje zarówno zakres usług, jak i doświadczenia innych odbiorców. Program do zarządzania serwisem wspiera więc również widoczność firmy. Obecność w sieci pomaga wykorzystać dotychczasową reputację do nawiązywania nowych kontaktów biznesowych.
Poznaj możliwości QR System, sprawdź aktualny cennik i przekonaj się, jak łatwiej organizować pracę serwisu, rozwijać stałą współpracę z klientami i planować kolejne zlecenia.
- Rejestracja trwa około 2 minut
- Bezpłatny plan na start
- Możliwość rozbudowy w dowolnym momencie